비품관리규정 표준 양식 — 통제·관리·사용 책임과 변상 규정

비품관리규정 개요

비품을 조직적으로 관리해 정상 상태를 유지하고 원가절감에 기여하도록 만든 표준 규정이다. 비품의 취득부터 이동·이관, 반납, 수리, 손망실 보고, 변상, 폐기, 감사까지 전 과정을 다룬다. 관리 체계는 통제책임자, 관리책임자, 사용자 세 축으로 나뉘며, 각 단계마다 별첨 서식으로 기록을 남긴다.

총칙

제1조(목적)

이 규정은 비품을 조직적으로 관리하여 비품의 정상적 상태를 유지하고 원가절감에 기여하게 함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위)

이 규정은 회사 전 부서에 적용한다.

제3조(용어의 정의)

비품이라 함은 대차대조표상의 비품 및 이에 포함되지 않는 내구성 있는 사무기기 등 집기류를 포함하며 비품분류표에 열거된 것을 말한다.

관리 책임

제4조(통제책임)

① 통제 책임자란 회사의 전체적인 비품관리 업무를 총괄하는 자를 말하며 ○○부장이 통제책임자가 된다.

② 통제책임자는 회사 전체 비품구입, 보존, 수리, 폐기, 손망실처리에 관한 효율적인 기준을 설정하여 운영하고 각 품목은 비품대장에 기록하고 각종 비품의 보유 및 관리상태를 점검한다.

③ 통제책임자는 구매부서로부터 검수합격통보서〔별첨 1〕을 접수 즉시 자산번호를 부여하여 비품대장에 기록한다.

제5조(관리책임)

① 관리책임자는 부서의 비품관리를 총괄하는 자를 말하고 부서장이 관리책임자가 된다.

② 관리책임자는 부서의 비품 보유 및 관리 현황을 유지하고 공용비품관리책임을 진다.

제6조(사용책임)

① 사용자란 비품을 직접 사용하고 운용하는 자를 말한다.

② 사용자는 사용 비품을 선량한 관리자로서 보전하여야 하며 개인망실, 훼손시켰을 경우 무과실을 입증치 못하는 경우 변상책임을 진다.

비품의 취득과 이동

제7조(비품의 취득)

① 비품의 구매신청은 사용 부서의 관리책임자가 비품구매신청서 양식〔별첨 2〕를 사용하여 전결규정에 의거 재가 후 통제책임자에게 요청한다.

② 통제책임자는 구매요청 비품의 용도, 규격, 심의 및 납품가격을 조사품의 승인후 구매부서로 의뢰 구매한다.

③ 구매 요청한 사용부서의 관리책임자는 품목 인수 즉시 품목에 대한 발주서에 수령 확인을 하며 검수업무를 실시하고 그 결과를 납품업체에게 통보 및 발주서에 기록 날인한다.

제8조(이동 및 이관)

① 부서별 비품은 통제책임자의 승인 없이 이동, 이관 및 대여할 수 없다.

② 관리책임자는 사정에 따라 비품을 부서간에 이동․이관을 할 때는 사전에 비품반납신청서〔별첨 3〕을 작성, 통제책임자에게 제출하여 승인을 받아야 한다.

③ 관리책임자는 이관․이동 작업완료 후 인수증을 첨부하여 비품 반납 신청서를 통제책임자에게 제출하여야 하며 접수 즉시 비품대장에 현황을 수정하여야 한다.

제9조(반납)

① 부서관리 책임자는 전입, 전출, 퇴사자의 개인지급품에 대한 비품대장의 현황을 정리하여야 한다.

② 관리책임자는 잉여비품이 발생시 즉시 반납신청서 2부를 작성하여 현품과 함께 통제책임자에게 반납하여야 한다.

③ 통제책임자는 반납신청서 접수시 비품대장의 현황을 수정한다.

수리와 손망실 처리

제10조(수리)

비품수리는 관리책임자가 비품수리신청서〔별첨 4〕에 의거 위임전결규정의 업무처리과정에 따라 통제책임자에게 수리 의뢰하여야 한다.

제11조(손망실 보고)

① 비품을 망실, 훼손시켰을 경우 사용자는 그 사유를 12시간내 관리책임자에게 손망실보고서〔별첨 5〕를 작성하여 보고하여야 한다.

② 발생부서 관리책임자는 담당 물품의 관리에 관련된 자의 보고서에 의견을 기록 날인하여 2일 이내에 통제책임자에게 보고하여야 한다.

제12조(변상)

① 고의 또는 과실로 회사물건을 훼손 또는 망실한 자는 그 손해를 변상하여야 한다.

② 변상액은 회사의 손해를 아래 기준으로 산출한 금액으로 한다.

망실품: 그 물품의 미상각잔액으로 한다.

훼손품

가. 수리 가능품: 수리 후 결함 없이 사용할 수 있도록 복원하는 비용(수리비) 전액을 부담한다.

나. 수리 불가능품: 그 물품의 미상각잔액에서 훼손품의 처분으로 생기는 처분가액을 공제한 가액을 부담한다.

③ 변상책임자는 변상이 확정된 날로부터 7일 이내 변상하여야 하나 통제 책임자의 승인을 얻는 경우에는 10회 분납할 수 있다.

④ 현저한 임무 위배로 회사물건을 훼손 또는 망실한 자는 변상조치 외에 인사위원회의 결의에 의한 징계처분의 책임을 진다.

폐기와 감사

제13조(폐기처리)

① 비품이 아래 항에 해당되는 경우에는 폐기 처리한다.

비품 중 장기사용으로 마모, 손괴 등으로 수리하여도 그 본래의 사용목적에 이용하지 못하게 될 경우

수리 대상물의 예상수리비용이 구입가격의 80% 이상에 해당하는 금액일 때

② 불용폐품은 해당 품목의 목록을 작성하여 사진을 첨부한 후 통제책임자에게 제출, 통제책임자의 승인을 얻어야 한다.

③ 전항의 폐품 승인 결정가액은 시중시세 또는 견적에 의거 매각한다.

④ 매각대금은 즉시 전액 납입함을 원칙으로 하며 폐기처리한 비품은 비품대장에서 삭제한다.

⑤ 사무용 PC는 내용연수가 경과하고 전산수리부서의 수리 불가 확인으로 노후 대체한다.

⑥ 노후 대체한 PC는 폐기 후 수리용 부품으로 사용함을 원칙으로 한다.

제14조(감사)

① 비품의 관리실태를 파악하기 위하여 통제책임자는 정기감사와 수시감사를 실시하되 정기감사는 2년 1회, 수시감사는 수시로 실시한다.

② 실사 결과에 따른 과부족분은 통제책임자의 검토 결과에 따라 해당 부서에 변상 조치한다.

부칙

이 규정은 ○○○○년 ○○월 ○○일부터 시행한다.

비품관리규정 실무 포인트

자주 묻는 질문

통제책임자와 관리책임자는 어떻게 다른가

통제책임자는 회사 전체 비품관리를 총괄하는 ○○부장으로, 구입·보존·수리·폐기·손망실 처리 기준을 세우고 비품대장을 기록·점검한다(제4조). 관리책임자는 부서 단위 비품관리를 총괄하는 부서장으로, 부서의 비품 보유·관리 현황을 유지하고 공용비품 관리책임을 진다(제5조).

비품을 잃어버리거나 훼손하면 변상은 어떻게 하나

고의 또는 과실로 회사 물건을 훼손·망실하면 손해를 변상한다(제12조). 망실품은 미상각잔액, 수리 가능한 훼손품은 수리비 전액, 수리 불가능품은 미상각잔액에서 처분가액을 공제한 금액을 부담한다. 변상은 확정된 날부터 7일 이내에 하되, 통제책임자 승인을 얻으면 10회까지 분납할 수 있다.

비품 손망실은 언제까지 보고해야 하나

사용자는 망실·훼손 사유를 12시간 내에 관리책임자에게 손망실보고서로 보고한다(제11조). 발생부서 관리책임자는 보고서에 의견을 기록·날인해 2일 이내에 통제책임자에게 보고한다.

비품은 어떤 경우에 폐기하나

장기 사용으로 마모·손괴돼 수리해도 본래 목적에 쓸 수 없거나, 예상 수리비가 구입가격의 80% 이상일 때 폐기한다(제13조). 불용폐품은 목록과 사진을 첨부해 통제책임자 승인을 받고, 승인 가액은 시중시세나 견적에 따라 매각한다.