사용증명서 발급 의무와 기재 사항 — 경력·퇴직증명서 정리

사용증명서란

노동자가 퇴직 후 새로운 직장에 재취업하려고 이력서를 작성할 때, 이전에 근무한 직장의 사용자가 근무경력 등을 증명해 주는 서류를 사용증명서라고 한다. 경력증명서, 퇴직증명서 등의 명칭으로도 불린다.

사용증명서 교부 의무

근로기준법 제39조는 퇴직한 노동자가 청구하면 사용자가 사용증명서를 교부해야 한다고 명시한다. 사용자는 퇴직 사유를 불문하고 노동자가 청구하면 교부해야 하므로, 징계해고를 했더라도 사용증명서 교부를 거부할 수 없다(위반 시 500만원 이하의 과태료). 다만 근로일수가 30일 미만인 노동자에 대해서는 교부 의무가 면제된다.

사용증명서에 기재할 내용

사용증명서에는 사용기간, 업무의 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항 중에서 노동자가 청구한 사항만을 기재해야 한다. 사용증명서의 목적은 퇴직한 노동자의 재취업에 유리하도록 하는 데 있으므로, 노동자가 재취업에 불리하다고 보아 요구하지 않은 사항을 사용자가 임의로 기재할 수는 없다.

사용증명서는 별도의 형식을 갖출 것을 요구하지 않고, 사용증명서에 갈음하여 다른 자료를 요구할 수 있는 것도 아니라고 해석된다. 따라서 노동부 행정해석은 노동자가 사용증명서 대신 급여명세서나 월별근무기록, 시말서, 원천징수 영수증, 취업규칙 등의 사본을 요구한다고 해서 사용자가 이를 교부할 의무가 있는 것은 아니라고 본다(1992.11.17, 근기01254-1870).

근로기준법상 근로계약서, 임금대장, 노동자명부 등 각종 서류의 보존기한이 3년으로 규정되어 있으므로, 근로기준법 시행령은 노동자가 사용증명서를 청구할 수 있는 기한을 퇴직 후 3년 이내로 제한한다. 3년이 지난 뒤에는 사용증명서를 교부할 법적 의무가 없을 뿐이며, 교부를 청구하거나 사용자가 임의로 교부하는 것까지 제한하는 것은 아니다.

자주 묻는 질문

징계해고를 당해도 사용증명서를 받을 수 있나요?

받을 수 있다. 사용자는 퇴직 사유를 불문하고 노동자가 청구하면 사용증명서를 교부해야 한다. 징계해고를 했더라도 교부를 거부할 수 없으며, 거부하면 500만원 이하의 과태료 대상이 된다.

급여명세서나 원천징수 영수증으로 갈음할 수 있나요?

사용자에게 그런 의무는 없다. 노동부 행정해석은 노동자가 사용증명서 대신 급여명세서, 월별근무기록, 시말서, 원천징수 영수증, 취업규칙 사본 등을 요구해도 사용자가 이를 교부할 의무는 없다고 본다(1992.11.17, 근기01254-1870).

퇴직 후 언제까지 청구할 수 있나요?

퇴직 후 3년 이내에 청구할 수 있다. 근로기준법 시행령이 청구 기한을 퇴직 후 3년 이내로 제한하기 때문이다. 3년이 지나면 사용자에게 교부할 법적 의무는 없지만, 사용자가 임의로 교부하는 것까지 막지는 않는다.

사용증명서 발급 의무와 기재 사항 — 경력·퇴직증명서 정리

사용증명서란

사용증명서 교부 의무

사용증명서에 기재할 내용

자주 묻는 질문

징계해고를 당해도 사용증명서를 받을 수 있나요?

급여명세서나 원천징수 영수증으로 갈음할 수 있나요?

퇴직 후 언제까지 청구할 수 있나요?

관련 정보

관련법률

근로기준법 제39조(사용증명서)

근로기준법 시행령 제19조(사용증명서의 청구)

근로기준법 제116조(과태료)

근로기준법 시행령 제60조(과태료의 부과기준)

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