전자근로계약서 효력과 교부 기준

전자근로계약서의 의미와 효력

전자근로계약서란

• 정보처리시스템이란 전자문서법 제2조제2호에 따라 전자문서의 작성ㆍ변환, 송신ㆍ수신 또는 저장을 위하여 이용되는 정보처리능력을 가진 전자적 장치 또는 체계를 말합니다.

• 전자문서란 전자문서법 제2조제1호에 따라 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성, 송신ㆍ수신 또는 저장된 정보를 말합니다.

전자문서 근로계약서의 효력

• 사내전산망, 워크넷 등 인터넷 구인구직 사이트 등에 마련된 근로계약서 작성 프로그램을 이용하여 작성하는 경우

• 수기, 한글, 워드 등 문서작성 프로그램 등으로 작성한 근로계약서를 PDF, 사진 파일 등으로 전자화하여 저장하는 경우

전자근로계약서 작성 시 확인할 사항

효력 인정을 위한 기본 요건

1. 구인구직사이트 등이 운영하는 전자근로계약서 작성 정보처리 시스템(워크넷, 알바몬 등)은 근로계약서를 작성, 확인, 수정할 수 있고 작성된 전자근로계약서가 계약 당사자들에게 자동으로 배포되어 열람, 출력할 수 있어야 합니다.

2. 당사자 서명을 포함한 문서를 전자화하거나, 전자서명법에 의한 전자서명을 할 수 있어야 합니다.

3. 전자근로계약서는 최종 작성 또는 서명 이후에 어느 일방이 임의로 수정할 수 없도록 읽기전용문서로 저장해야 합니다. 읽기전용 PDF 파일, 배포용 HWP 문서, 이미지 파일인 JPG, TIF 등이 이에 해당합니다.

4. 전자근로계약서 작성을 지원하는 정보처리시스템을 마련하는 경우, 계약 당사자 일방이 서명 이후 근로계약서의 내용을 수정하면 상대 당사자가 이를 바로 확인할 수 있는 장치를 마련해야 합니다. DRM(불법복제방지기술), 워터마크(근로계약서 작성프로그램에 내장) 등이 이에 해당합니다.

전자근로계약서 교부 기준

전자근로계약서 교부 방법

• 자동 송수신되도록 구축된 정보처리시스템으로 전달하는 방법

• 사내전산망의 정보처리시스템으로 전달하는 방법

• 근로자가 지정한 소프트웨어 및 이에 부속한 저장공간(애플리케이션)으로 전달하는 방법

• 전자문서법에 따른 공인전자주소로 전달하는 방법

• 포털사이트 등에서 제공하는 이메일 등을 이용하여 근로자에게 전달하는 방법

제대로 교부한 것으로 보는 기준

전자근로계약서 보존 방법

보존 기간과 보존 요건

1. 전자근로계약서의 내용을 열람할 수 있을 것

2. 전자근로계약서가 작성 및 송신 수신된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것

3. 전자근로계약서의 작성자, 수신자 및 송신 수신 일시가 포함된 경우 그 부분이 보존되어 있을 것

4. 종이로 작성된 근로계약서를 PDF, 사진파일 등으로 전자화하는 등 변환하여 보관하는 경우에는 위 3가지 요건과 함께 추가로 근로계약서 원본과 내용 및 형태가 동일할 것

주요 사례

자주 묻는 질문

이메일로 전자근로계약서를 보내도 교부로 인정되나요?

전자근로계약서를 회사가 일방적으로 수정할 수 있나요?

전자근로계약서는 어떻게 보존하나요?

관련 정보

• 근로조건의 명시와 근로계약서 교부 의무화

• 전자근로계약의 효력과 전자근로계약시스템을 통한 전자근로계약서의 교부 방법(근로기준정책과-6384, 2016.10.12.)

• 정보처리시스템을 이용하여 해고통지,연차촉진,취업규칙 변경,근로자대표 선출 등이 가능한지(근로기준정책과-3257, 2019.6.10.)

• 전자근로계약의 유효 요건 : 읽기전용문서로 저장되거나 수정시 상대방이 이를 확인할 수 있어야 한다.(근로기준정책과-1797, 2023.6.1.)

• 표준근로계약서 모음

• 사내전산망을 통해 임금명세서를 교부해도 되는지(근로기준정책과-1938, 2022.6.22.)

관련 법률

근로기준법 제17조(근로조건의 명시)

1. 임금

2. 소정근로시간

3. 제55조에 따른 휴일

4. 제60조에 따른 연차 유급휴가

5. 그 밖에 대통령령으로 정하는 근로조건

전자문서 및 전자거래 기본법 제2조(정의)

1. '전자문서'란 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성ㆍ변환되거나 송신ㆍ수신 또는 저장된 정보를 말한다.

2. '정보처리시스템'이란 전자문서의 작성ㆍ변환, 송신ㆍ수신 또는 저장을 위하여 이용되는 정보처리능력을 가진 전자적 장치 또는 체계를 말한다.

전자문서 및 전자거래 기본법 제4조(전자문서의 효력)