회사 분할·합병 시 근로계약서 보존 의무

행정해석의 핵심 쟁점

회사 분할 또는 합병이 있을 때 기존 근로계약서와 근로계약 관련 서류를 어느 회사가 보존해야 하는지, 그리고 근로자에게 근로조건을 새로 명시하고 교부해야 하는지가 문제됩니다.

이 사안에 대한 고용노동부 행정해석은 근로기준정책과-3793(2020.9.21.)입니다.

질의 내용

근로계약서 보존 의무자

회사 분할, 합병 시 근로계약서의 보존 의무가 있는 회사는 어디인지가 질의되었습니다.

근로조건의 새 명시와 교부

회사 분할, 합병 시 근로자에게 근로조건을 새로 명시, 교부하여야 하는지도 함께 질의되었습니다.

근로계약서 보존 의무의 법적 기준

근로기준법 제42조는 “사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.”라고 규정하고 있습니다.

같은 법 시행령 제22조는 근로계약서를 근로관계가 끝난 날로부터 3년간 보존하도록 규정하고 있습니다.

서류 보존 의무의 취지

근로기준법 제42조의 입법 취지는 근로자의 권리관계 또는 근로관계에서 분쟁이 발생했을 때 사용자에게 근로계약에 관한 중요한 서류를 보존하도록 의무를 부여함으로써, 근로기준법 위반 여부 판단의 근거를 확보하고 근로자의 권익을 보호하려는 데 있습니다.

회사 분할·합병 시 보존 책임 판단

구체적인 사실관계를 알 수 없는 경우에는 명확한 답변을 하기는 어렵습니다. 다만 원칙은 고용관계가 종료되는지, 아니면 포괄적으로 승계되는지에 따라 달라집니다.

기존 고용관계가 종료되고 새 고용관계가 시작되는 경우

법인의 분할, 매각 등으로 인한 고용관계 변동 시 기존 고용관계가 종료되고 새로운 고용관계가 시작되는 경우라면 기존 회사에게 서류 보존 책임이 있습니다.

기존 고용관계를 포괄적으로 승계하는 경우

기존의 고용관계를 포괄적으로 승계하는 경우에는 고용관계를 승계한 회사에 서류 보존 책임이 있습니다.

개별 사정에 따른 종합 판단

구체적인 서류 보존 책임 여부는 회사 분할이나 매각의 경위와 동기, 당시 고용관계에 대한 양 회사 간의 계약이나 합의 사항, 고용관계 서류 이전 여부, 당시 근로자에 대한 고용관계 관련 설명 내용, 이후 사정 변경 등 개별 구체적인 사실관계를 종합적으로 고려하여 판단해야 합니다.

근로조건 명시와 교부 기준

근로기준법 제17조는 사용자에게 근로계약을 체결, 변경할 때 근로자에게 법령에서 정한 사항을 명시하여 교부하도록 하고 있습니다.

고용관계나 근로조건이 변동되는 경우

법인의 분할, 매각 등으로 인해 고용관계나 근로조건이 변동되는 경우에는 원칙적으로 근로조건을 명시, 교부하여야 합니다.

포괄 승계로 근로조건 변동이 없는 경우

고용관계가 포괄적으로 승계되어 근로조건에 변동이 없는 경우에는 이러한 점을 근로자에게 설명, 고지하는 것으로도 가능할 것으로 보입니다.

다만 이러한 경우에도 가급적 새로이 근로조건을 명시, 교부하는 것이 바람직해 보입니다.

자주 묻는 질문

회사 분할·합병 시 근로계약서는 누가 보존해야 하나요?

기존 고용관계가 종료되고 새로운 고용관계가 시작되는 경우라면 기존 회사가 보존 책임을 부담합니다. 기존 고용관계를 포괄적으로 승계하는 경우에는 고용관계를 승계한 회사에 보존 책임이 있습니다.

근로조건이 그대로 승계되어도 근로조건을 새로 교부해야 하나요?

고용관계가 포괄적으로 승계되어 근로조건에 변동이 없는 경우에는 그 점을 근로자에게 설명, 고지하는 것으로도 가능할 것으로 보입니다. 다만 가급적 새로이 근로조건을 명시, 교부하는 것이 바람직합니다.