전자근로계약서 효력과 교부 방법

행정해석의 쟁점

전자근로계약 시스템을 통한 전자근로계약 체결이 근로기준법 제17조에 따른 근로조건 명시 및 서면 교부에 해당하는지가 문제 된 사안입니다.

(근로기준정책과-6384, 2016.10.12.)

질의 내용

전자근로계약 시스템을 통한 전자근로계약 체결이 근로기준법 제17조에 따른 근로 조건 명시 및 서면 교부에 해당하는지 여부

사실관계

근무지가 전국적으로 산재되어 있는 사업장에서 근로계약서 작성 및 사직서 수령의 편의를 제고하기 위해 전자근로계약서 체결 시스템을 도입

전자근로계약서 체결 시스템은 사내전산망을 설치하여 회사 측에서 근로계약의 주요 내용을 입력하고, 개인 인증을 받은 근로자가 스마트폰으로 전자 서명을 하면 근로계약서가 완성되는 체계임

완성된 전자근로계약서는 사내 서버에 보관되고, 근로자는 본인 인증을 통해 전자근로계약서 내용을 확인하고 출력할 수 있음

전자근로계약서의 효력

전자근로계약 체결 가능 여부

사용자와 근로자는 전자근로계약서를 작성하는 방법으로 근로계약을 체결할 수 있습니다. 이 경우 근로계약에 관한 분쟁을 사전에 예방할 수 있도록 가급적 당사자의 서명을 포함한 문서를 전자화하거나 전자서명법에 의한 전자서명을 하는 등의 방법으로써 해당 계약 당사자 쌍방의 의사가 합치하여 전자근로계약서에 명시된 내용대로 근로계약을 체결하였음을 명확히 하여야 합니다.

또한 최종 작성 또는 서명 이후에 어느 일방이 임의로 수정할 수 없도록 위변조방지를 위한 장치를 마련하여야 합니다.(근로기준정책과-5455, 2016.9.1., 전자근로계약서 활성화를 위한 가이드라인)

사내 전자서명 방식의 효력

회사에서 근로기준법 제17조에 맞게 근로계약의 내용이 입력된 전자장치를 마련하고, 근로자가 사원 인증 후 스마트폰으로 전자서명을 하게 한다면 유효한 근로계약 체결로는 볼 수 있습니다.

전자근로계약서 교부 기준

회사 서버 저장만으로는 부족

전자근로계약서가 비록 근로자가 스스로 출력할 수 있는 상황이라 하더라도 회사 서버에만 저장되어 있다면 사용자의 교부의무를 다하였다고 볼 수는 없습니다.

근로자가 전자근로계약서를 수신할 정보처리시스템(e메일 등)을 지정하게 하고, 사용자가 해당 정보처리시스템에 전자근로계약서를 입력(발송)한 때 사용자가 근로계약서를 교부한 것으로 볼 수 있습니다.

근로자가 정보처리시스템으로 수신에 동의하지 않을 경우 사용자는 근로계약서를 직접교부하여야 합니다.

(근로기준정책과-6384, 2016.10.12.)

자주 묻는 질문

전자근로계약서로 근로계약을 체결할 수 있나요?

사용자와 근로자는 전자근로계약서를 작성하는 방법으로 근로계약을 체결할 수 있습니다. 다만 계약 당사자 쌍방의 의사 합치와 전자근로계약서에 명시된 내용대로 체결되었음이 명확해야 합니다.

근로자가 회사 서버에서 출력할 수 있으면 교부한 것으로 보나요?

근로자가 스스로 출력할 수 있더라도 전자근로계약서가 회사 서버에만 저장되어 있다면 사용자의 교부의무를 다하였다고 볼 수는 없습니다.

전자근로계약서는 어떻게 교부해야 하나요?

근로자가 전자근로계약서를 수신할 정보처리시스템(e메일 등)을 지정하고, 사용자가 해당 정보처리시스템에 전자근로계약서를 입력(발송)한 때 교부한 것으로 볼 수 있습니다. 근로자가 정보처리시스템으로 수신에 동의하지 않으면 사용자는 근로계약서를 직접교부하여야 합니다.