해고통보·근로계약·연차휴가촉진 서면 원칙

서면 통지가 필요한 근로관계의 핵심 상황

근로관계의 형성, 유지, 해지 과정에서 중요한 사항은 근로기준법에 따라 서면으로 작성해야 한다. 대표적으로 근로계약 체결, 해고통보, 연차휴가 사용촉진이 있다.

사용자는 위 사항을 개별 근로자에게 반드시 서면으로 통보해야 한다. 여기서 서면은 원칙적으로 종이에 활자로 명시된 문서이며, 근로기준법상 의미도 해당 내용을 명시한 종이문서를 말한다. 다만 최근에는 인터넷과 통신장비의 발달로 인트라넷, 이메일 등 전자적 방식의 활용이 늘면서 근로기준법상 서면의 범위를 둘러싼 다툼도 증가하고 있다.

근로계약 체결 시 서면 교부

근로계약이란 근로자가 사용자에게 근로를 제공하고, 사용자는 그 대가로 임금을 지급하는 것을 목적으로 체결하는 계약을 말한다.

근로기준법 제17조(근로조건의 명시)에 따르면, 근로계약을 체결할 때 사용자는 임금의 구성항목, 계산 및 지급방법, 소정근로시간, 휴일, 휴가, 취업장소 및 업무내용 등을 서면으로 작성해 근로자에게 교부해야 한다.

또 사용자의 근로계약 체결을 위한 청약의 의사표시는 이에 대한 근로자의 승낙만 있으면 곧 계약이 성립될 수 있을 정도로 그 내용이 구체적이고 확정적이어야 한다.(대법원 1998.11.27. 선고 97누14132 판결)

2012년 이전에는 근로계약을 서면으로 작성한 뒤 근로자가 요구할 경우 교부의무가 발생했다. 현재는 근로자의 요구 여부와 관계없이 근로계약 체결 시 서면을 교부해야 한다.

재직 중 근로계약 내용을 변경할 때도 수정된 근로계약서를 서면으로 교부해야 한다. 다만 근로자대표와의 서면합의, 취업규칙, 노동조합과 체결한 단체협약, 법령에 의해 변경된 경우에는 근로자의 요구가 있을 때 교부해야 한다.

해고통보는 해고사유와 해고시기를 서면으로 알려야 한다

근로기준법 제27조에 따라 사용자가 근로자를 해고하려면 해고사유와 해고시기를 서면으로 통지해야 한다. 이러한 서면통지를 해야만 해고의 효력이 발생한다. 해고예고를 서면으로 한 경우에는 해고통보를 한 것으로 간주된다.

해고통지 의무를 법정화한 취지는 해고사유 등을 서면으로 통지하도록 해 사용자가 해고 여부를 더 신중하게 결정하도록 하고, 해고의 존부 및 그 시기와 사유를 명확히 해 사후 분쟁이 적정하고 용이하게 해결되도록 하며, 근로자도 해고에 적절히 대응할 수 있게 하기 위한 것이다.(대법원 2015.9.10선고 2015두31301)

연차휴가 사용촉진도 서면 통보 절차가 필요하다

근로기준법 제61조에 따른 미사용 연차휴가 보상의무를 사용자가 면제받기 위해서는 연차휴가사용권이 소멸되는 6개월전 기준으로 10일 이내에 미사용 일수를 근로자에게 통보해야 한다. 근로자는 사용계획서를 사용자에게 통보해야 한다.

근로자가 사용계획서를 제출하지 않았다면, 연차휴가 소멸일로부터 2개월 전까지 사용자는 휴가 사용시기를 정해 근로자에게 서면으로 통보해야 한다. 이와 같은 촉진제도 절차를 모두 이행했을 때 사용자는 미사용연차휴가수당 지급의무를 면제받을 수 있다.

전자문서와 이메일 통보의 효력

근로기준법에서 정한 서면교부의 원칙적인 의미는 종이로 작성된 문서를 직접 전달하거나, 수취가 확인되는 등기우편 등으로 전달하는 것이다.

근로계약 체결 과정에서는 서명, 기명날인 또는 전자서명법상 공인전자서명 등이 당사자의 진의에 의한 것이라면 유효하다고 볼 수 있다.

이메일·문자메시지 해고통지의 한계

근로관계 해지 과정에서 이메일 또는 핸드폰 문자메시지를 통한 해고통지는 원칙적으로 서면통보의 효력을 인정받지 못한다.

해고 시 서면통지 의무는 사용자의 신중한 해고 결정을 도모하고 해고의사를 명확히 확인하기 위한 것이다. 이메일 또는 핸드폰 문자메시지를 통한 해고통보는 서면통보의무의 법정 취지에 비춰 서면보다 신중한 결정으로 충분하지 못할 수 있고, 사용자가 직접 작성했는지 진위 여부를 파악하기 어려운 문제가 있어 적법한 통보로 인정되지 않고 있다.

이메일 해고통지가 인정된 판례의 범위

대법원은 다음 사정을 고려해 이메일 해고통보의 효력을 인정한 판례가 있다.

전자문서 및 전자거래 기본법 제4조 제1항은 다른 법률에 특별한 규정이 없다면 전자문서가 전자적 형태로 되어 있다는 이유로 문서로서의 효력이 부인되지 않는다고 규정하고 있다.

출력이 즉시 가능한 상태의 전자문서는 사실상 종이 형태의 서면과 다를 바 없고, 저장과 보관에서 지속성이나 정확성이 더 보장될 수도 있다.

이메일(e-mail)의 형식과 작성 경위 등에 비춰 사용자의 해고의사를 명확하게 확인할 수 있고, 이메일에 해고사유와 해고시기에 관한 내용이 구체적으로 기재돼 있으며, 근로자가 해고에 적절히 대응하는 데 아무런 지장이 없는 등 서면에 의한 해고통지의 역할과 기능을 충분히 수행하고 있다면 해고통보가 유효하다.(대법원 2015.9.10. 2015두41401)

그러나 이 사건은 대표이사의 인감이 날인된 문서를 첨부파일로 전송한 특별한 경우다. 따라서 위 판결을 일반화해 이메일 통보에 항상 효력이 인정된다고 해석하기에는 한계가 있다.

연차휴가 사용촉진과 전자결제 시스템

연차휴가 사용촉진의 경우 이메일을 통해 서면통보를 했을 때 그 효력이 부인되고 있다. 다만 사업장 내 전자결제 시스템이 보편화돼 연차휴가의 신청 등이 이를 바탕으로 시행되는 경우에는 예외적으로 전자결제 시스템을 통한 통보가 인정된 사례가 있다.

인터넷, 핸드폰 등 통신장비가 발달하면서 근로기준법상 서면교부 방식도 다양해졌다. 이메일·핸드폰 메시지 등 통신수단을 통한 통지가 서면통지의 효력을 충족하는지 다투는 사건도 늘었다. 사용의 편리성과 보편성만으로 유효한 통보 방식이라고 단정하기보다, 해당 법령의 취지 등을 고려해 적법성 여부가 판단된다는 점에 유의해야 한다.

자주 묻는 질문

근로계약서는 근로자가 요구해야만 교부하나요?

현재는 근로자의 요구 여부와 관계없이 근로계약 체결 시 서면을 교부해야 한다. 재직 중 근로계약 내용을 변경하는 경우에도 원칙적으로 수정된 근로계약서를 서면으로 교부해야 한다.

문자메시지로 해고를 통보하면 효력이 있나요?

근로관계 해지 과정에서 핸드폰 문자메시지를 통한 해고통지는 원칙적으로 서면통보의 효력을 인정받지 못한다. 해고통보는 해고사유와 해고시기를 서면으로 통지해야 효력이 발생한다.

이메일 해고통지는 언제나 유효한가요?

대법원이 이메일 해고통보의 효력을 인정한 판례가 있지만, 그 사건은 대표이사의 인감이 날인된 문서를 첨부파일로 전송한 특별한 경우다. 따라서 이메일 통보가 항상 유효하다고 일반화하기에는 한계가 있다.

연차휴가 사용촉진을 이메일로 통보해도 되나요?

연차휴가 사용촉진은 이메일을 통한 서면통보의 효력이 부인되고 있다. 다만 사업장 내 전자결제 시스템이 보편화돼 연차휴가 신청 등이 이를 바탕으로 시행되는 경우에는 예외적으로 전자결제 시스템을 통한 통보가 인정된 사례가 있다.