전자근로계약 유효 요건과 읽기전용 저장 기준

행정해석 개요

근로기준정책과-1797 행정해석은 인터넷 링크와 휴대전화 인증번호를 활용한 전자근로계약 방식이 근로계약 당사자의 의사 합치로 볼 수 있는지에 관한 질의에 답한 사례입니다.

핵심은 전자적 형태로 근로계약서를 작성하더라도 근로계약 성립에는 당사자 간 의사표시의 합치가 필요하고, 최종 작성 또는 서명 이후 계약서 내용이 임의로 수정되지 않도록 관리해야 한다는 점입니다.

사용자는 인터넷에 근로계약서를 업로드하고 근로자에게 링크와 인증번호를 전송하는 방식의 프로그램을 도입하려고 했습니다. 근로자는 근로계약서를 확인한 뒤 동의하는 경우 휴대전화 인증번호를 회사 측에 전송하는 방식으로 절차가 진행됩니다.

이와 관련해 사실상 근로자가 근로계약서를 확인할 수 있을 뿐이고, 오류가 있으면 사용자가 수정하는 방식의 전자근로계약을 근로계약 당사자의 의사가 합치된 근로계약으로 볼 수 있는지가 쟁점이 되었습니다.

고용노동부는 질의 내용만으로 구체적인 사실관계를 확인할 수 없어 명확한 답변은 어렵다고 전제했습니다.

다만 근로계약은 근로자가 사용자에게 근로를 제공하고 사용자는 이에 대해 임금을 지급하는 것을 목적으로 체결된 계약입니다(근로기준법 제2조제1항제4호). 따라서 근로계약이 성립하기 위해서는 당사자 간 의사표시의 합치가 있어야 합니다.

사용자는 근로계약 체결 시 임금, 소정근로시간 등의 근로조건을 근로자에게 명시해야 합니다. 특히 임금, 소정근로시간 등의 중요 근로조건은 서면으로 명시하여 교부해야 합니다.

이때 서면에는 전자문서 및 전자거래 기본법 제2조제1호에 따른 전자문서가 포함됩니다(근로기준법 제17조). 또한 전자문서 및 전자거래 기본법 제4조제1항은 “전자문서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 아니한다.”라고 규정하고 있습니다.

정보처리시스템에 의해 전자적 형태로 근로계약서를 작성하는 사용자와 근로자는 근로계약에 관한 분쟁을 사전에 예방할 수 있도록 조치하는 것이 바람직합니다.

고용노동부는 가급적 당사자의 서명을 포함한 문서를 전자화하거나 전자서명법에 의한 전자서명을 하는 등의 방법으로, 계약 당사자 쌍방의 의사가 합치하여 해당 근로계약서에 명시된 내용대로 근로계약을 체결했음을 명확히 하는 것이 바람직하다고 보았습니다.

해당 근로계약서는 최종 작성 또는 서명 이후 어느 일방이 임의로 수정할 수 없도록 가급적 읽기전용문서로 저장해야 합니다.

이는 전자근로계약서가 전자적 형태라는 이유로 효력이 부인되지는 않더라도, 계약 내용의 확정성과 사후 분쟁 예방을 위해 수정 가능성을 통제할 필요가 있다는 취지입니다.

근로계약서 작성을 지원하는 정보처리시스템을 마련하는 경우, 계약 당사자 일방이 서명 이후 근로계약서의 내용을 수정하면 상대 당사자가 이를 바로 확인할 수 있는 장치를 마련해야 할 것으로 보았습니다.

따라서 전자근로계약 시스템은 단순히 근로자가 계약서를 열람하고 동의하는 기능에 그치지 않고, 최종 작성 또는 서명 이후 변경 여부를 상대방이 확인할 수 있도록 설계되어야 합니다.

(근로기준정책과-1797, 2023.6.1.)

전자적 형태의 근로계약서 작성에 관한 세부사항은 개정 전자문서 및 전자거래 기본법 내용을 반영한 ‘전자문서 및 전자거래 기본법 해설서(과학기술정보통신부, 법무부, 한국인터넷진흥원 공동발행, 2022년 2월)’를 참고하시기 바랍니다.