임금대장 전자문서 보존 가능 여부

행정해석 요지

질의

• 근로기준법 제41조[현 근로기준법 제42조] 및 동법 시행령 제17조[현 동법 시행령제22조]의 규정의 의거 '임금대장'을 파일 형태의 전자문서로 보존함이 올바른 법 적용인지 여부

• 위 항과 관련하여 '파일형태로 보존한다' 함은 당사 인사정보시스템 상에 존재 하는 데이터베이스의 보관을 말하며 이때 데이터베이스는 주기적으로 백업하고 '임금대장'의 요청 시에는 즉시 출력이 가능한데 이러한 보존방식의 업무처리에 하자는 없는지?

• 기타 동 업무와 관련하여 당사가 유의해야 할 사항

회시 답변

실무상 확인할 점

임금대장 전자문서 보존 방법

전자문서로 작성된 임금대장 보존

데이터베이스 백업과 출력 가능성

보존 실패 위험

자주 묻는 질문

임금대장을 파일 형태의 전자문서로 보존해도 되나요?

인사정보시스템 데이터베이스로 보관해도 문제가 없나요?

해킹이나 시스템 파손으로 임금대장이 보존되지 않으면 어떻게 되나요?

관련 정보

• 연차휴가 서류 보존 기간의 기산점(근로기준정책과-3116, 2022.10.5.)

• 근로계약서에 임금 또는 수당 계산식을 기재하지 않으면 법 위반인지(근로기준정책과-6461, 2019.12.24.)

• 회사 분할 또는 합병 시 근로계약서, 근로계약 서류 보존 의무(근로기준정책과-3793, 2020.9.21.)

• 임금대장

• 임금명세서가 법정 보존 대상 서류인지(근로기준정책과-3006, 2021.9.24.)

관련 법률

근로기준법 제41조(근로자의 명부)

근로기준법 제42조(계약 서류의 보존)

근로기준법 시행령 제22조(보존 대상 서류 등)

1. 근로계약서

2. 임금대장

3. 임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류

4. 고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류

5. 승급ㆍ감급에 관한 서류

6. 휴가에 관한 서류

7. 삭제 <2014. 12. 9.>

8. 법 제51조제2항, 제51조의2제1항, 같은 조 제2항 단서, 같은 조 제5항 단서, 제52조제1항, 같은 조 제2항제1호 단서, 제53조제3항, 제55조제2항 단서, 제57조, 제58조제2항ㆍ제3항, 제59조제1항 및 제62조에 따른 서면 합의 서류

9. 법 제66조에 따른 연소자의 증명에 관한 서류 ②법 제42조에 따른 근로계약에 관한 중요한 서류의 보존기간은 다음 각 호에 해당하는 날부터 기산한다.

10. 근로자 명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날

11. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날

12. 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날

13. 고용, 해고 또는 퇴직에 관한 서류는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날

14. 삭제 <2018. 6. 29.>

15. 제1항제8호의 서면 합의 서류는 서면 합의한 날

16. 연소자의 증명에 관한 서류는 18세가 되는 날(18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날)

17. 그 밖의 서류는 완결한 날